Undgå at investere i procesdokumentation, som ingen bruger

Mange virksomheder investerer i procesdokumentation, som ikke rigtig bliver brugt aktivt. Så hvad er strategierne for at gøre forretningsprocesser nyttige for medarbejderne, så de leverer værdi ud over blot at overholde reglerne?

I dette webinar udfolder vi problemet og de mulige løsninger. Se det for at lære, hvordan du kan:

• reducere forvirring om ansvarsfordeling.
• delegere procesansvar for kvalitet og relevans.
• gøre dine processer lige så agile som dine hurtigste lærende.
• gøre dine processer til interaktive vejledninger i, hvordan arbejdet udføres.

Se det nu! (på engelsk) Eller læs de vigtigste pointer nedenfor ⬇️

Nøglepunkter og takeaways fra webinaret:

Dette webinar understreger vigtigheden af at afstemme BPM med medarbejdernes behov og perspektiver, udnytte deres feedback til løbende at forbedre processer og decentralisere procesansvaret for at fremme engagement og ansvarlighed.

1. Drivkræfter for dokumentation og kortlægning af processer:
   • Compliance-risiko: Opfyldelse af krav fra eksterne og interne interessenter i regulerede brancher ved at dokumentere og udføre processer.
   • IT implementation risk: Mapping out business processes when implementing large IT systems like ERP or CRM to understand business requirements.
   • Effektivitet: Fokus på procesforbedring for at eliminere spild og øge effektiviteten.
2. Vigtigheden af udgangspunktet:
   • Udgangspunktet har stor betydning for, hvor velegnede løsningerne er til at engagere medarbejdere i procesdokumentation.
3. Sagstudie 1: Implementering af ERP-system:
   • En virksomhed kortlagde over 200 processer, afstemt med ERP-funktionaliteter.
   • Der blev brugt en forenklet version af BPM-notation for at gøre den brugervenlig.
   • Man kæmpede med konkurrerende ejerskab mellem proces excellence-, kvalitets- og lean-funktioner.
   • Det resulterede i processer, som medarbejderne ikke brugte effektivt.
4. Sagstudie 2: Standardisering af arbejdsprocedurer:
   • Standardisering var nødvendig på grund af variationer i arbejdsprocedurer.
   • Glue blev brugt til at oprette og administrere arbejdsinstruktioner, hvor processer fungerede som en måde at styre adgang på.
   • Det resulterede i 559 forretningsprocesser med i gennemsnit 3-4 arbejdsinstruktioner pr. proces.
5. Kombination af BPM-drivkræfter:
   • Integration af compliance-, it- og effektivitetsmål er afgørende for BPM-succes.
   • At tage udgangspunkt i organisationens behov frem for et system giver mere effektiv BPM.
6. Medarbejdercentreret tilgang:
   • At sætte processer i centrum omkring medarbejderne og deres behov er afgørende.
   • Det er en udfordring at balancere behovene i fælles systemer og individuelle brugere.
7. Engagement af medarbejdere:
   • At inddrage medarbejdere i frontlinjen i procesdokumentation og -forbedring bliver ofte overset.
   • Glue har til formål at engagere både proceseeksperter og almindelige medarbejdere i processen.
8. Feedback-loop:
   • At skabe et feedback-loop fra medarbejdere til ledelsen og tilbage igen er afgørende for løbende forbedringer.
   • At gøre processer relevante og værdifulde for medarbejderne fremmer deltagelse.
9. Udførelse af processer:
   • Automatisering og orkestrering af processer sikrer, at opgaver udføres korrekt og kan spores.
   • Det giver et højere niveau af compliance og forståelse af, hvordan arbejdet udføres.
10. Forbedring af processer:
    • Løbende forbedringer omfatter trinvise ændringer og på sigt reengineering.
    • Indsamling af data og feedback fra medarbejdere er afgørende for at identificere forbedringsområder.
11. Delegering af procesansvar:
    • At decentralisere procesansvaret til afdelingsledere eller teamledere er afgørende.
    • Det gør det muligt for medarbejdere tæt på arbejdet at blive involveret og engageret i procesforbedring.
12. Engagement af ledelsen:
    • Værktøjer bør være nemme at bruge, da procesejere skal engagere sig med brugere og vurdere forbedringsforslag.
    • Procesejeren er i højere grad en forretningsforbedringsleder end en proceseekspert.
13. Afsluttende bemærkninger:
    • At sætte processer i centrum omkring medarbejderne og deres behov er en værdifuld filosofi.
    • At understrege en medarbejdercentreret tilgang kan føre til mere effektiv BPM.